Le développement de la dématérialisation au sein des entreprises et des administrations passe par la mise en œuvre de circuits de validation de documents, qui permettent à chacun des décideurs successifs de valider ou de rejeter le document et, en bout de chaîne de le signer pour le transmettre à l’extérieur.
Ces échanges constituent un complément à la Gestion Électronique de Documents (GED), dont le rôle est la gestion du cycle de vie des documents depuis leur création jusqu’à leur archivage, ce qui inclut la gestion des versions, des droits, l’indexation, le partage.
Lorsque la circulation du document n’a pas pour but sa conception, mais uniquement sa validation et sa signature, on parle de parapheur électronique.
Le parapheur électronique doit respecter plusieurs règles essentielles :
- le parapheur doit permettre au signataire de visualiser le ou les documents à signer ;
- le parapheur doit permettre à plusieurs personnes de signer le même document successivement ;
- dans le cas où une ou plusieurs personnes ont déjà signé le document, le signataire suivant doit pouvoir visualiser et vérifier les signatures précédentes ;
- le parapheur ne doit pas imposer de choix techniques aux utilisateurs (formats de signature, inclusion ou non d’horodatage…), mais être purement fonctionnel ;
- le parapheur doit permettre au signataire d’inclure des mentions (manuscrites ou typographiques) à l’attention du destinataire du document ;
- le parapheur doit pouvoir s’adapter aux différents types de signature électronique existants et proposer à chaque utilisateur uniquement le mode de signature qui lui correspond ;
- à l’issue de la signature, le parapheur doit réintégrer le document signé dans le workflow métier et/ou la GED.
Un parapheur électronique bien conçu peut être un formidable outil d’optimisation des flux internes d’une entreprise.